Scrisori Și E-Mailuri

Cum să adresezi o scrisoare de afaceri sau profesională

Bărbat care deschide corespondența în biroul de acasă

••• Hill Street Studios / Getty Images



CuprinsExtindeCuprins

În această eră a mesajelor text și a mesajelor directe, uneori este greu să-ți amintești tot ce ai învățat la școală despre scris scrisori formale. S-ar putea să treci ani în carieră fără a fi nevoie să scrii mai mult de a e-mail cu aspect profesional . Cu toate acestea, scrierea profesională a scrisorilor este o abilitate importantă atunci când căutați un loc de muncă, faceți rețele de carieră sau trimiteți alte corespondențe legate de afaceri.

Când vine vorba de căutarea unui loc de muncă, trebuie să faci toate opririle pentru a arăta profesionist. Ocazional pur și simplu nu va funcționa atunci când încercați să impresionați un manager de angajare și să vă evidențiați de concurență. Primul lucru pe care îl vede un potențial angajator este modul în care este adresată scrisoarea, deci urmând regulile adecvate de adresare a unei scrisori sau corespondență profesională este esențială pentru comunicarea dvs. legată de carieră și de afaceri.

În primul rând, atunci când scrieți o scrisoare sau trimiteți un e-mail în scopuri de angajare sau de afaceri, este important să folosiți un limbaj formal atunci când vă adresați persoanei căreia îi scrieți, cu excepția cazului în care o cunoașteți foarte bine.

Dacă nu sunteți sigur dacă ar trebui să utilizați o formă de adresă formală sau ocazională (prenume), greșiți din partea profesionalismului și utilizați denumirea oficială.

Cum să adresezi o scrisoare: dl., dr., doamna sau dna.

Titlul potrivit de folosit atunci când scrieți unui bărbat este Mr. Pentru o femeie, folosiți Ms., chiar dacă cunoașteți starea civilă a destinatarului. Doamna este mai profesionistă decât domnisoara sau doamna , care poate părea depășit.

Pentru un medic sau cineva cu un doctorat, folosiți Dr. ca titlu. Alternativ, puteți utiliza și Profesor dacă scrieți unui membru al unei facultăți de universitate sau colegiu.

Dacă nu cunoașteți identitatea de gen a persoanei căreia vă adresați, utilizați un salut neutru din punct de vedere sexual și includeți pur și simplu numele și prenumele acesteia, de exemplu, „Dragă Tristan Dolan”.

Exemple de scrisori de felicitare

Multe scrisori de salutare sunt potrivite pentru corespondența de afaceri și de angajare, inclusiv:

  • Dragă domnule Smith
  • Stimata doamna Markham
  • Dragă Kiley Doe
  • Dragă dr. Haven
  • Stimate profesor Jones

Urmați salutul cu două puncte sau virgulă, apoi folosiți o întrerupere de rând și începeți primul paragraf al scrisorii dvs. De exemplu:

Dragă domnule Smith:

Primul paragraf al scrisorii.

Găsirea unei persoane de contact

ilustrație despre găsirea unei persoane de contact

Alison Czinkota  The Balance 2018

Nu trebuie să știi numele persoanei căreia te adresezi, dar nu doare și, de fapt, poate face o impresie pozitivă mai ales dacă încerci să obții un interviu de angajare. Utilizarea unui nume poate fi o provocare, deoarece angajatorii nu reușesc adesea să furnizeze un nume de contact într-un anunț de locuri de muncă, în special pe site-urile mari de căutare de locuri de muncă.

Merită să încerci găsiți persoana de contact pentru că a-ți face timp pentru a descoperi numele acelei persoane va demonstra inițiativa personală. De asemenea, arată o atenție la detalii, care va vorbi bine pentru tine atunci când CV-ul tău este revizuit.

Cel mai bun mod de a găsi numele unui contact la companie este să întrebați. Dacă vă îndreptați către o poziție în rețea, cereți contactului dvs. de rețea numele și adresa de e-mail a celei mai bune persoane cu care să discutați despre poziție. În afară de aceasta, sună la numărul principal al companiei și cere recepționerului numele și informațiile de contact ale managerului de resurse umane (HR) responsabil cu angajarea (sau șefului departamentului cutare și cutare etc.).

Dacă niciuna dintre aceste metode nu funcționează, puteți descoperi adesea informațiile pe care le căutați făcând o mică investigație pe internet. Începeți cu site-ul web al companiei și căutați personal listat. Veți vedea adesea un contact HR pe pagina personalului sau în directorul companiei.

Dacă acest lucru nu dă rezultate, este timpul să accesați LinkedIn și să faceți o căutare avansată a posturilor și a numelor companiilor. În acest proces, s-ar putea chiar să găsiți altul conexiune cu persoana pe care o cauți . Nu este niciodată un lucru rău atunci când încerci să convingi o ființă umană să se uite la CV-ul tău.

Exemplu de scrisoare cu o persoană de contact

Prenume Prenume
Adresa ta
Orașul dvs., codul poștal al statului
Numarul tau de telefon
Email-ul tau

Data

nume de contact
Titlu
Numele companiei
Abordare
Oras (*): Stat (*): Cod postal

Stimate domnule/doamna. Numele de familie,

Vă scriu despre viitorul eveniment de rețea pentru cariera studenților din universitatea dvs. Sunt interesat să rezerv un stand deoarece căutăm să angajăm doi designeri noi.

Numele companiei noastre este Blue Fox Designs și aș dori să iau legătura cu unii dintre studenții dvs. de design și artă care vor absolvi anul acesta. Ne concentrăm pe amenajarea și decorarea interioară a casei contemporane.

Vă rog să-mi spuneți dacă aveți loc la evenimentul dvs. Îmi puteți trimite un e-mail la myname@anemail.com sau îmi puteți suna telefonul mobil la 555-555-5555.

Cu sinceritate,

Semnătură (pentru o scrisoare pe hârtie)

Numele dvs. introdus

Extinde

Când nu aveți o persoană de contact

Dacă nu aveți o persoană de contact la companie, fie omiteți salutul din scrisoarea de intenție și începeți cu primul paragraf, fie utilizați un salut general . De exemplu:

  • Pentru cei interesati
  • Stimate manager de angajare
  • Stimate manager de resurse umane
  • Draga domnule sau doamna ( fii atent la folosirea acestuia, poate suna invechit )

Urmați salutul general cu două puncte, la fel:

Stimate manager de angajare:

Primul paragraf al scrisorii.

Exemplu de scrisoare fără o persoană de contact

Prenume Prenume
Adresa ta
Orașul dvs., codul poștal al statului
Numarul tau de telefon
Email-ul tau

Data

Stimate manager de angajare:

Vă scriu pentru a întreba despre posibilitatea unor locuri de muncă la Woodlynn Publishing. Mai exact, caut un post de asistent administrativ. Am șase ani de experiență ca asistent administrativ la Wedgewood Realty din North Grove, dar mă voi muta în zona dumneavoastră luna viitoare, așa că caut un nou post.

Dacă aveți oportunități disponibile, vă rog să-mi spuneți. Am atașat CV-ul meu pentru a fi luat în considerare. Actualul meu manager, John Anderson, și doi dintre colegii mei sunt foarte dispuși să ofere referințe care să mă ateste calificările.

Mă puteți contacta la myname@myemail.com sau la telefon la 555-555-5555. Aștept cu nerăbdare să ne auzim.

Cu sinceritate,

Semnătură (pentru o scrisoare pe hârtie)

Numele dvs. introdus

Extinde

Cum se adresează plicului

Utilizați un plic de dimensiune comercială (nr. 10) pentru toată corespondența trimisă prin poștă, împăturiți scrisoarea în treimi.

  • Adresa dvs. de retur ( nume, adresă, oraș, stat și cod poștal ) ar trebui să fie în partea stângă sus a plicului.
  • Asigurați-vă că numele și adresa destinatarului ( persoană de contact, companie, adresă, oraș, stat și cod poștal ) sunt centrate pe plic.
  • Puneți timbrul poștal în colțul din dreapta sus al plicului.

Abilități profesionale de comunicare

Adresându-se corect a scrisoare de afaceri sau profesionale nu este o abilitate de care veți avea nevoie doar atunci când sunteți în căutarea unui loc de muncă. Odată ce sunteți angajat, vor fi momente când va trebui să scrieți scrisori care necesită adrese formale și salutări .