Management & Leadership

Cum să gestionezi cu succes primul tău proiect

Manager de proiect cu echipa care se uită la planuri pe ecranul unui computer

••• HeroImages/GettyImages

Tocmai ați fost pus la conducerea unui nou proiect important. În mod clar, șeful tău oferă această oportunitate ca un vot de încredere în abilitățile tale. Și deși ești entuziasmat, aceasta este prima dată când ești responsabil pentru un întreg proiect.

A începe pentru prima dată este o provocare. Cu toate acestea, există modalități de a vă ajuta să vă udați picioarele. Managementul de proiect a evoluat într-un proces cu etape și pași definiți pentru a-i ghida pe cei care sunt noi în managementul de proiect către un proiect de succes.

5 etape ale procesului proiectului:

  1. Inițierea: un proiect este inițiat atunci când este identificată o nevoie de schimbare
  2. Planificare: planificarea activității proiectului
  3. Execuție: executarea lucrării
  4. Gestionarea și controlul: toată munca pe care o faceți în timpul proiectului pentru a monitoriza progresul
  5. Închidere: finalizarea și livrarea proiectului și amânarea echipei

Acești pași sunt identici pentru fiecare proiect. Și nu uitați, sunteți managerul de proiect, nu un supervizor de primă linie. Treaba ta este să gestionezi proiectul, nu oamenii.

Pași de bază pentru novice în proiect:

În faza de inițiere, proiectul este creat și se întocmește o cartă care vă autorizează să fiți manager de program și stabilind un lanț de raportare. Faza de planificare este în care:

Definiți domeniul de aplicare

Primul și cel mai important pas în orice proiect este definirea domeniului de aplicare al proiectului . Ce ar trebui să realizați sau să creați? Care este obiectivul proiectului? La fel de important este definirea a ceea ce nu este inclus în scopul proiectului dumneavoastră. Dacă nu obțineți suficientă definiție de la șeful dvs., clarificați singur domeniul de aplicare și trimiteți-l înapoi la etaj pentru confirmare.

Deși acest exemplu este puțin în afara subiectului de afaceri, toți ne putem raporta la o recepție de nuntă. În planificarea unei recepții de nuntă, ați putea avea drept scop: pregătiți o recepție de nuntă pentru 100 de invitați, cu cină, bar deschis, tort de nuntă și o trupă live pentru a dansa până la o anumită dată, la un cost care să nu depășească 20.000 USD.

Determinați resursele disponibile

Ce oameni, echipamente și bani veți avea la dispoziție pentru a atinge obiectivele proiectului? În calitate de manager de proiect, de obicei nu veți avea control direct asupra acestor resurse, ci va trebui să le gestionați prin management matrice.

Managementul matricei se referă la utilizarea ierarhiei stabilite în cadrul companiei pentru a realiza ceea ce trebuie făcut. Dacă Joe lucrează pentru proiectul tău și pentru departamentul său, trebuie să asculte doi șefi. În calitate de manager de proiect, încercați să păstrați legătura cu supervizorii persoanelor sau deținătorilor de echipamente pe care le-ați împrumutat, astfel încât să puteți rezolva conflictele.

Înțelegeți cronologia

Când trebuie finalizat proiectul? Pe măsură ce vă dezvoltați planul de proiect, este posibil să aveți o oarecare flexibilitate în modul în care utilizați timpul în timpul proiectului, dar termenele limită sunt de obicei fixe, ca în cazul nunții. Dacă decideți să utilizați orele suplimentare pentru a respecta programul, trebuie să cântăriți acest lucru în raport cu limitările bugetului dvs.

Detaliază Lucrarea

Care sunt piesele sau componentele majore care trebuie create pentru a finaliza proiectul? De exemplu, o recepție de nuntă necesită la un nivel înalt: o sală de recepție, mâncare, băutură, un tort, invitați și divertisment. Desigur, fiecare dintre aceste articole mai mari poate fi împărțit în multe articole suplimentare. Acesta este următorul pas.

În exemplul de recepție de nuntă de mai sus, probabil că aveți o echipă sau o persoană responsabilă de diferite componente. Lucrați cu membrii echipei pentru a preciza detaliile necesare pentru a realiza fiecare element major.

Persoana responsabilă cu alimente trebuie să înțeleagă opțiunile, limitările costurilor și să facă selecții care să sprijine atingerea domeniului de aplicare . Enumerați pașii mai mici din fiecare dintre pașii mai mari. Câte niveluri de adâncime mergi în pași de detaliu vor depinde de dimensiunea și complexitatea proiectului tău.

Elaborați un plan preliminar

Adună-ți toți pașii într-un plan. O modalitate bună de a face acest lucru este să utilizați un tabel de precedență care identifică elementele care trebuie să precedă celelalte elemente. Practicile formale de management de proiect necesită dezvoltarea a ceea ce se numește diagramă de rețea și identificarea căii critice. Deși acest lucru poate depăși nevoile dvs. sau nivelul de cunoștințe, problema principală este să ordonați activitățile în ordinea corectă și apoi să alocați resurse pentru activități.

Întrebările de pus includ: Ce se întâmplă mai întâi? Care este pasul urmator? Ce pași pot continua în același timp cu resurse diferite? Cine va face fiecare pas? Cât o să dureze? Există multe pachete software excelente disponibile care pot automatiza o mulțime din acest detaliu pentru tine. Întrebați-i pe alții în poziții similare ce folosesc.

Creați-vă planul de referință

Obțineți feedback cu privire la planul dumneavoastră preliminar de la echipa dumneavoastră și de la orice alte părți interesate. Ajustați-vă termenele și programele de lucru pentru a se potrivi proiectului în timpul disponibil. Faceți toate ajustările necesare la planul preliminar pentru a produce un plan de referință.

Solicitați ajustări ale proiectului

Aproape niciodată nu este suficient timp, bani sau talent alocat unui proiect. Treaba ta este să te descurci cu resursele limitate pe care le ai. Cu toate acestea, există adesea limite impuse unui proiect care sunt pur și simplu nerealiste. Trebuie să vă prezentați cazul și să îl prezentați șefului și să solicitați modificarea acestor limite nerealiste. Solicitați modificările la începutul proiectului. Nu așteptați până când va avea probleme pentru a cere modificările de care aveți nevoie.

Când ați început să achiziționați resurse și să achiziționați materialele necesare, sunteți în faza de execuție. În această fază, sunteți și:

Adunarea echipei de proiect

Reunește oamenii din echipa ta și începe un dialog. Ei sunt experții tehnici. De aceea, supervizorul lor funcțional i-a repartizat în proiect. Treaba ta este să conduci echipa.

Lucrează-ți planul

Realizarea planului este importantă, dar planul poate fi schimbat. Ai un plan pentru a conduce la serviciu în fiecare dimineață. Dacă o intersecție este blocată de un accident, îți schimbi planul și mergi pe o altă cale. Faceți același lucru cu planurile de proiect. Schimbați-le după cum este necesar, dar păstrați întotdeauna în minte scopul și resursele.

Pe măsură ce planul tău se desfășoară și munca este realizată, intri în faza de monitorizare și control. În această fază, lucrați pentru a controla costurile, resursele și calitatea, precum și:

Monitorizați progresul echipei dvs

Veți face puțin progres la începutul proiectului, dar începeți să monitorizați oricum ceea ce face toată lumea. Acest lucru va face mai ușor să detectați problemele înainte ca acestea să devină probleme.

Documentează totul

Să țină o evidență. De fiecare dată când vă schimbați planul de bază, notați care a fost schimbarea și de ce a fost necesară. De fiecare dată când o nouă cerință este adăugată la proiect, notați de unde a venit cerința și cum a fost ajustat calendarul sau bugetul din cauza acesteia. Nu vă puteți aminti totul, așa că scrieți-le și veți putea să le căutați la revizuirea finală a proiectului și să învățați din ele.

Tine toata lumea informata

Țineți toți părțile interesate ale proiectului la curent cu progresul. Anunțați-i despre succesul dvs. pe măsură ce finalizați fiecare etapă, dar informați-i și despre problemele de îndată ce apar.

De asemenea, ține-ți echipa informată. Dacă se iau în considerare schimbări, spuneți echipei despre ele cât de departe puteți. Asigurați-vă că toată lumea din echipă este conștientă de ceea ce fac toți ceilalți.

Urmareste pasii

Nu trebuie să fii un manager de proiect formal pentru a conduce o inițiativă de proiect. Cu toate acestea, ar trebui să aplicați instrumentele, logica și pașii managementului de proiect pentru a vă clarifica obiectivele, a detalia munca și a construi o echipă pe care să o executați în timp ce gestionați totul.