Căutare De Locuri De Muncă

Cum să scrieți și să trimiteți mesaje de e-mail profesionale

Marketing prin e-mail

••• Bhavesh1988 / Getty Images

CuprinsExtindeCuprins

Indiferent dacă sunteți în căutarea unui loc de muncă, să faceți noi conexiuni de rețea sau pur și simplu încercați să excelați la locul de muncă actual, este esențial să știți cum să scrieți și să trimiteți mesaje de e-mail profesionale.

Acest lucru poate fi mai greu decât pare. Mulți profesioniști s-au obișnuit cu o abordare foarte informală a e-mailului în viața lor personală. În timp ce argoul, emoticoanele și limbajul text sunt de obicei în regulă atunci când trimiți e-mailuri prieteni apropiați, aceștia nu vor zbura în corespondența de serviciu. Este important să știți cum vă curățați comunicațiile atunci când aveți nevoie.

Când ar putea fi necesar să trimiteți un e-mail profesional? Există o serie de posibilități. S-ar putea să fie nevoie să trimiteți scrisoare de intenție unui potențial angajator, a scrisoare de mulțumire unui coleg care a acceptat să fie a referinţă , o scrisoare de demisie către actualul dvs. șef sau o solicitare pentru o scrisoare de recomandare .

Este posibil să aveți alte motive pentru a trimite e-mailuri non-personale și, de fapt, este o idee bună să vă asigurați că toate e-mailurile dvs. sunt organizate și profesioniste.

Ori de câte ori trimiteți mesaje de e-mail profesionale, este foarte important să vă asigurați că mesajul este perfect. Nu doriți să aruncați în aer o oportunitate făcând greșeli – fie în modul în care trimiteți e-mailuri, fie în modul în care le urmăriți.

Aflați ce să includeți în mesajele dvs., ce să nu includeți și cum să închideți, să semnați și să trimiteți mesajele de e-mail.

Ghid profesional pentru mesaje de e-mail

Revizuiți acești pași pentru a scrie un e-mail profesional de înaltă calitate și veți face întotdeauna o impresie grozavă asupra destinatarului.

Ghid profesional pentru e-mailuri

Ilustrație de Melissa Ling. Balanta

Ce să includeți în mesajul dvs. de e-mail

  • Linia de subiect: Subiectul ar trebui să indice în mod concis scopul dvs. de a scrie. Subiectul dvs. poate fi la fel de simplu ca „Mulțumesc” sau „Solicitare de recomandare”.
  • Salut: Chiar dacă scrieți un e-mail foarte scurt, include un salut . Dacă știți numele persoanei, includeți-l. Dacă nu sunteți pe o bază de prenume cu persoana respectivă, numiți-o după titlu.
  • Lungime: Păstrați e-mailul cât mai concis posibil. Oamenii tind să răsfoie e-mailurile lungi, așa că includ doar informații esențiale.
  • Închidere: Ieșire cu un scurt „Mulțumesc”, „Cel mai bun” sau o altă trimitere simplă, apoi numele tău. Majoritatea conturilor de e-mail vă permit să încorporați o semnătură cu numele, titlul și informațiile de contact în fiecare e-mail. Este o modalitate grozavă de a face fiecare corespondență mai profesionistă.

Ce să nu includeți în mesajul dvs. de e-mail

  • Stilul fontului: Evitați fonturile ornamentate, jucăușe sau colorate; acestea pur și simplu distrage atenția destinatarului de la mesajul dvs. real. Evitați folosirea excesivă și a caracterelor aldine și cursive, care fac ca un e-mail să pară aglomerat. Nu scrie nici cu toate majusculele; acest lucru apare ca fiind furios sau supraexcitat într-un e-mail.
  • Emoticons: Nu includeți emoticoane într-un e-mail profesional; păstrați-le pentru corespondența personală.

Sfaturi pentru a asigura mesaje de e-mail profesionale perfecte

După ce ați scris e-mailul, parcurgeți toți acești pași înainte de a face clic pe butonul de trimitere:

  • Asigurați-vă că mesajul dvs. este complet: Verificați de două ori pentru a vă asigura că linia de subiect e-mail-ul dvs. este completat, aveți a inclus o semnătură , trimiteți mesajul persoanei de contact potrivite și ați completat Bcc câmp pentru a vă trimite o copie, astfel încât să aveți o înregistrare a mesajului de e-mail.
  • Dovada mesajul tau de e-mail: Înainte de a apăsa trimite, asigurați-vă, de asemenea, că verificați ortografia și verificați gramatica și scrierea cu majuscule. Ele sunt la fel de importante în corespondența prin e-mail ca și într-o scrisoare de hârtie.
  • Trimiteți un mesaj de e-mail de testare: Înainte de a vă trimite efectiv e-mailul, trimiteți-vă mai întâi mesajul pentru a verifica dacă formatarea funcționează și că nimic nu pare deplasat. Dacă totul arată bine, mergeți mai departe și trimiteți e-mailul companiei sau persoanei pe care o contactați.
  • Trimiteți-vă o copie a mesajului de e-mail: Folosește Bcc câmp pentru a vă trimite o copie a mesajului de e-mail, astfel încât să aveți o evidență a când ați trimis mesajul și cui l-ați trimis. De asemenea, puteți găsi aceste informații în folderul trimis.
  • Depuneți copiile dvs.: Cu multe programe de e-mail, puteți configura foldere pentru a facilita găsirea de e-mailuri importante din trecut. Configurați foldere pentru toate e-mailurile de căutare de locuri de muncă și alte e-mailuri profesionale și înregistrați-vă copii după ce trimiteți mesajele.

Consultați exemple de mesaje de e-mail profesionale

Exemplu de mesaj de e-mail nr. 1: Scrisoare de demisie

Linia de subiect: Demisia – Bob Smith

Stimata doamna Jones,

Vă scriu pentru a-mi trimite demisia pentru funcția mea de coordonator de unitate la Spitalul Orășenesc, începând cu 10 iunie.

Sunt mai recunoscător decât pot spune pentru tot sprijinul și asistența dumneavoastră din ultimii cinci ani. Lucrul aici a fost o educație de primă clasă în ceea ce privește munca în echipă, administrarea sănătății și îndeplinirea sarcinilor. Îmi va fi dor să lucrez cu voi toți și sper că veți rămâne în legătură.

Vă rog să-mi spuneți dacă vă pot fi de ajutor în timpul tranziției.

Cu sinceritate,

Bob Smith
B.Smith@email.com
555-123-4567

Extinde

Exemplu de mesaj de e-mail nr. 2: Solicitare de recomandare

Subiect: Cynthia Dailey—Solicitare de trimitere

Dragă Barbara Cho,

Recent, pe LinkedIn, am văzut un anunț de angajare pentru postul de asistent de marketing la XYZ Corp. Deoarece știu că sunteți acolo de câțiva ani, m-am întrebat dacă ați fi dispus să-mi oferiți o recomandare pentru job.

Am fost deosebit de încântat să văd că postul implică lucrul intens cu echipa ta la campanii de marketing prin e-mail și social media. De când am lucrat ultima dată împreună la ABC LLC, am câștigat o experiență vastă cu HubSpot, Google Analytics și SurveyMonkey. Mi-ar plăcea să pun aceste abilități la lucru pentru XYZ.

Am atașat o copie a CV-ului meu și un link către portofoliul meu, astfel încât să puteți vedea experiența mea recentă. Vă rugăm să-mi spuneți dacă aveți întrebări sau dacă doriți să vedeți mai multe mostre din munca mea.

Cel mai bun,

Cynthia Dailey

cynthia@email.com
portfoliosite.com/cdailey
555-091-7865

Extinde
  • Ortografie și gramatică: Doar pentru că scrii un e-mail nu înseamnă că ar trebui să fii neglijent în ceea ce privește ortografie și gramatică. Editați-vă e-mailul cu atenție înainte de a-l trimite. Un mesaj fără erori îi spune destinatarului că e-mailul dvs. trebuie luat în serios.

Recomandări cheie

Păstrați-l profesional: Corespondența de afaceri ar trebui să fie lustruită, chiar și atunci când o trimiteți prin e-mail.

Fii concis: Ajungeți la punctul dvs. și fiți cât mai clar posibil despre ceea ce aveți nevoie sau aveți de oferit.

Editare, corectare, testare: Asigurați-vă că mesajul dvs. nu conține erori și greșeli de scriere. Trimiteți-vă un mesaj de testare înainte de a apăsa trimite.

Păstrați o înregistrare: Bcc în legătură cu corespondența importantă și înregistrați fiecare mesaj în folderul de e-mail corespunzător pentru referință ulterioară.

Recomandări cheie

Păstrați-l profesional: Corespondența de afaceri ar trebui să fie lustruită, chiar și atunci când o trimiteți prin e-mail.

Fii concis: Ajungeți la punctul dvs. și fiți cât mai clar posibil despre ceea ce aveți nevoie sau aveți de oferit.

Editare, corectare, testare: Asigurați-vă că mesajul dvs. nu conține erori și greșeli de scriere. Trimiteți-vă un mesaj de testare înainte de a apăsa trimite.

Păstrați o înregistrare: Bcc în legătură cu corespondența importantă și înregistrați fiecare mesaj în folderul de e-mail corespunzător pentru referință ulterioară.

Surse articol

  1. Jurnalele Sage. ' Partea întunecată a unui zâmbet: Efectele emoticoanelor zâmbitoare asupra primelor impresii virtuale ,' Accesat 19 noiembrie 2019

  2. Biroul de Accesibilitate la Internet. ' Cele mai bune fonturi de folosit pentru acces la internet ,' Accesat 19 noiembrie 2019.

  3. Universitatea din Pittsburgh. ' Utilizarea funcției Blind Carbon Copy (BCC) în e-mail ,' Accesat 19 noiembrie 2019.